Eficiența la superlativ – Program de Excelență în Procese

Lean este o metodologie de îmbunătățire a proceselor, care se poate aplica în orice tip de industrie. Se bazează pe împuternicirea angajaților cu principiile și uneltele de eliminare continuă a pierderilor și de creștere a valorii la client. Astăzi multe companii combină principiile Lean cu metodologia Six Sigma, care se concentrează pe calitatea rezultatelor procesului și pe reducerea defectelor. »Progamul de Excelență în Procese« încorporează ambele metodologii.

Așteptări:

În primele discuții cu clienții noștri, întotdeauna aflăm așteptările lor. De obicei, cele mai mari așteptări de la implementarea metodologiilor de îmbunătățire a proceselor sunt legate de reducerea pierderilor și a costurilor. Însă acestea nu sunt singurele lor așteptări, din ce în ce mai mult observăm accentul pus pe aspectele umane în vederea implicării angajaților în îmbunătățirea continuă și în integrarea gândirii orientate spre proces în activitățile lor zilnice

În organizațiile furnizoare de servicii, cum ar fi telecomunicații și servicii bancare obiectivul este cel mai des simplificarea proceselor și astfel creșterea satisfacerii nevoilor clienților finali.

Idei principale:

Clienții noștri au prioritizat benficiile după cum urmează:

  1. Reducerea costurilor, creșterea veniturilor
  2. Reducerea pierderilor
  3. Implicarea, motivarea angajaților
  4. Satisfacerea nevoilor clienților
  5. Productivitate, eficiență îmbunătățită
  6. Calitate îmbunătățită

Programul nostru:

ICG a dezvoltat un program pentru implementarea completă a metodologiei de îmbunătățire a proceselor în organizații. »Programul de Excelență în Procese« are o durată de la 6 luni până la 12 luni și are ca obiectiv nu doar să  îmbunătățească procesele selectate cât și să schimbe cultura din întreaga organizație.

Programul este potrivit și pentru companii producătoare cât și pentru cele care furnizează servicii. »Programul Excelență în Procese« conține nouă module pentru a asigura beneficiile pe termen lung ale programului, derulate în 4 etape descrise mai jos.

1. Auditarea proceselor

Printre primii pași avem identificarea zonelor din proces care oferă cel mai mare potențial de eliminare a pierderilor și îmbunătățiri în termen de cost, timp și calitatea la client. În workshop-urile organizate, stabilim ce procese să gestionăm și se stabilesc reguli de cuantificare a îmbunătățirilor. Apoi, în zonele selectate procesele sunt monitorizate și analizată performanța acestora pe baza KPI și a unui benchmark din domeniul de activitate.

Pot fi utilizate o serie de tehnici diferite, însă noi preferăm tehnica VSM (Value Stream Mapping) și tehnica Fast Forward Approach. La finalul auditării proceselor, prezentăm de la 5 la 15 oportunități de îmbunătățire (proiecte) și stabilim prioritățile și obiectivele pentru viitoarele proiecte împreună cu clientul.

2. Training

Dacă clientul decide să implementeze proiectele de îmbunătățire, continuăm cu etapa de training a liderilor de proiecte și a echipelor de lucru. De obicei, sarcini specifice de management al proiectelor pot fi tratate și rezolvate în timpul cursurilor de specializare. În mod uzual, începem cu un curs al echipei de management superior, și anume cu »Champions Training«. Acesta reprezintă o introducere rapidă în programul Lean Six Sigma, cu focus pe prezentarea metodologiei, definirea strategiei programului și a modului de măsurare a acestuia, clarificarea rolurilor și a responsabilităților. La finalul acestei etape de training, sarcinile din etapa de auditare a proceselor sunt clarificate și atât echipele de management cât și echipele de lucru sunt bine pregătite.

3. Derularea proiectelor și coaching

În această etapă se derulează proiectele de îmbunătățire a proceselor așa cum au fost identificate în etapa de auditare. Primul proiect este, de obicei condus de unul din consultanții noștri cu participarea activă a liderilor de proiect stabiliți de client. Apoi rolurile sunt inversate. Următoarele proiecte sunt gestionate de liderii de proiecte, sub îndrumarea consultantului. Etapa de coaching regulat pe proiecte reprezintă mecanismul nostru cheie de consultanță și de gestionare a managementului schimbării. Este reprezentată prin întâlniri individuale între consultant și liderul de proiect (de obicei între 90 și 120 minute). Ne concentrăm pe verificarea statusului proiectului și a rezultatelor, pe verificarea și selectarea celor mai bune instrumente și pe pregătirea unui plan detaliat pentru perioada următoare.  Această abordare garantează rezultate mai rapide și transferul de know-how de la noi către organizația clientului. Proiectele tipice cu care încep clienții nostri sunt: creșterea capacității de procesare a contractelor, îmbunătățirea timpului de livrare în organizațiile furnizoare de servicii, creșterea producției sau optimizarea spațiului în zona de producție. Dar lista cu proiecte potențiale poate fi mult mai lungă.

4. Implementarea

Pentru rezultate sustenabile, dezvoltăm împreună cu clientul un sistem de management și o strategie de îmbunătățire a proceselor la nivel de organizație, adică construirea infrastructurii necesare pentru program. Scopul acestei etape este în principal de a stabili planurile și mecanismele de control pentru selecția proiectelor, stabilirea liderilor de proiect, structura de training și strategiile utilizate pentru managementul schimbării. De asemenea, se stabilesc metodele de evaluare a proiectelor, a modului de împărtășire a experiențelor și lecțiilor învățate și a unui plan de coaching.

Aspecte cheie pentru succesul programului:

Un proces adecvat de stabilire a infrastructurii necesare reprezintă unul din aspectele cheie pentru succes. În baza experienței noastre, în jur de 30% din programele de excelență în procese eșuează. Acesta reprezintă un procent mare și este în general cauzat de lipsa unei infrastructuri. Companiile încep etapele de trening fără a avea un plan consecvent, încep proiecte fără instrucțiuni clare și fără mecanisme de management. Acesta este, poate cel mai întâlnit motiv pentru care – deși cu succese pe termen scurt – astfel de programe pe termen scurt au dispărut.

Aspecte cheie esențiale:

FACTORI DE SUCCES:

  • Suport din partea echipei de management
  • Dezvoltarea integrală a infrastructurii necesare
  • Integrarea strategiei de proces cu managementul de proiect și activități de inovare
  • Selecția oamenilor potriviți (a liderilor de proiecte)
  • Asigurarea managementului schimbării și a comunicării

RISCURI TIPICE:

  • Fără o strategie pe proces și fără pregătirea infrasctucturii necesare în cadrul organizației
  • Implicare scăzută din partea managementului
  • Liderii de proiecte nu au timp pentru proiecte
  • Proiecte selectate eronat  (fără probleme legate de proces)
  • Implicare scăzută a membrilor echipei
  • Un scop al proiectului mult prea general

adaptat de Oana Iancovici  după  Milan Gazdik
– Consultant Senior la ICG-Capability
R.Cehă https://www.linkedin.com/in/milangazdik/

Articolul original poate fi regăsit în limba engleză la paginile 22-25 din Revista Change: https://www.integratedconsulting.eu/insights/change-magazin-02-2013/