Impactul costurilor ascunse in selectarea furnizorului de igiena
Nimic mai banal decat pachetul de consumabile de igiena al unei companii! Cu toate acestea, costurile nu sunt de neglijat (pot ajunge si chiar depasi 10 Euro/ angajat/luna!) si mai ales acest pachet este compus din produse esentiale, fara de care angajatii companiei nu pot lucra in conditii normale.
Vorbim desigur despre hartie igienica, prosoape si sapun in cele mai multe cazuri.
Daca ne uitam la simplitatea pachetului (3 produse aproape banale – le folosim cu totii acasa!) si la valoarea pachetului (o companie cu mii de angajati + vizitatori cheltuie sume importanta anual) prima tentatie este organizarea unui proces de tip licitatie sau, pentru simplitate, alocarea unui buget fix catre firma de curatenie cu cateva conditionari de calitate a consumabilului.
Haideti sa exploram ce alte costuri ascunse pot aparea in cazul unui proces de selectie bazat numai pe selectie de pret/unitate de consum:
Primul si cel mai important criteriu care aduce cresterea bugetului este confuzia foarte comuna intre cost per unitate de ambalare si cost in folosire.
Costul per unitate de ambalare este costul de achizitie (obtinut printr-un proces competitiv, deci foarte scazut!) al unitatii de produs, de exemplu: xx Ron/rola de hartie igienica de yy metri sau xx RON/1000 prosoape de maini de tip Z sau xx RON/litru de sapun lichid.
Pare o matematica simpla si usor de comparat, dar comparatia pierde din vedere doi factori esentiali care pot aduce costuri ascunse importante
1. Performanta produsului:
In functie de tehnologia folosita, produsul poate fi mai eficient sau mai slab si atunci si cantitatea de produs folosit la fiecare utilizare e mai mica sau mai mare; imaginati-va un prosop de maini care absoarbe repede si este foarte rezistent umed fata de un prosop rigid si neabsorbant, care se rupe la contacul cu mana uda. Raportul de consum poate sa urce la 1:4 in functie de tehnologia folosita la fabricarea hartiei! (1 prosop din prima categorie cu acelasi efect de uscare/stergere a mainii precum 4 prosoape din cea de a doua categorie).
Nu voi specula cum functioneaza acest pricipiu in cazul hartiei igienice – va las sa va imaginati! – dar pot sa va spun ca, la inceputul anilor 2000, o agentie de media a intrebat un numar (desigur redus!) de tri-centenari – oameni nascuti in secolul XIX si care erau in viata in secolul XXI – care este produsul care le-a marcat cel mai mult viata (secolul XX a fost martorul aparitiei automobilului, televizorului, telefonului, internetului etc etc) si cei mai multi au numit rola de hartie igienica de tip tissue, doar ca sa intelegeti importanta produsului in evaluarea companiei de catre angajatii vostri!
In cazul sapunului, raportul poate fi mult mai mare, deoarece spunul ieftin se obtine prin dilutie cu apa, ceea ce conduce la spumare redusa si la efect de curatare diminuat.
Putem usor gasi in piata sapunuri cu raport de consum de 1: 20 sau chiar mai mare, in general vorbim despre sapun cartus cu spumare comparat cu sapun vrac la bidon de 5 litri (celebrul PET transparent este ilustrativ).
2. Sistemul de dispensare al consumabilului
Consumabilele folosite acasa nu au nevoie de dispenser pentru ca numarul de utilizatori este limitat, de obicei membri ai aceleiasi familii, deci nici nevoia de protectie a consumabilului nu exista (pentra a evita contaminare incrucisata, dar si pentru a evita furtul consumabilului).
Ce face un sistem de dispensare de calitate in sprijinul scaderii costului in folosire:
- limiteaza posibilitatea de risipa sau furt – chiar in birourile clasa A, oamenii iau hartia igienica acasa! – procentul de risipa/furt este de circa 30%
- limiteaza consumul individual prin portionarea consumabilului; hartia igienica rola se deruleaza mai repede si mai mult decat hartia igienica portionata, prosopul rola in dispenser automat nu permite folosirea mai multor portii simultan cum o face dispenserul de prosoape tip Z sau cel cu rola cu derulare centrala, iar sapunul de tip spuma in cartus dozeaza mai putin decat dozatorul de tip vrac.
Din cele de mai sus se vede ca desi ne-am asigurat ca avem cel mai bun cost/unitate si suntem siguri pe o economie de 10-20% (in acest ordin de marime sunt diferentele de pret din piata), prin alegerea unei combinatii gresite de consumabile si sisteme de dispensare putem avea in realitate un cost in folosire mult mai mare decat cel asteptat.
Care este solutia de evaluare corecta dupa cele doua criterii? Desigur, un consultant competent va poate ajuta cu recomandari – sterge.ro este unul dintre ei – dar cel mai bine este sa apelati la o testare garantata, pe care unii distribuitori o ofera clientilor lor.
Ce inseamna testare garantata?
Se face un test de masa (cat mai multi utilizatori si cat mai multe toalete inscrise in test) cu un cost total limitat la bugetul dorit (cel existent plus o economie substantiala). La final se trag concluziile si se alege sau respinge solutia propusa (pot interveni si alti factori, precum satisfactia utilizatorilor, sustenabilitate sau cei de mai jos).
Al doilea factor important care poate purta costuri ascunse este capacitatea de stocare
Capacitatea de stocare a dispenserelor, adica numarul de portii disponibile in fiecare dispenser poate purta costuri ascunse. Cum aduce acest lucru costuri (pe langa un potential disconfort legat de terminarea consumabilului – imaginati-va!)?
Simplu – inlocuirea consumabilului inseamna un angajat administrativ care aduce din magazie consumabilul de schimb. In conditiile actuale, cand costul muncii este in crestere, timpii de administrare cumulati sunt foarte valorosi. Ganditi-va la o fabrica sau o companie cu sute de angajati localizati pe mai multe etaje, unde schimbarea consumabilului necesita cateva vizite pe zi pe distante mari!
Al treilea factor important este spatiul de depozitare, respectiv volumul consumabilelor.
Spatiul de depozitare costa! De la 5 Euro/m2 la 20 Euro/m2, fie ca e spatiu industrial sau spatiu de birouri de clasa A. Volumul unui box de hartie igienica rola clasic este dublul unui box de hartie igienica impaturita (interfolded), dar in consum raportul creste aproape de 1:5 in favoarea hartiei impaturite!
Un alt exemplu este sapunul tip cartus, unde cartusul cu capacitate de 1 litru (dozatorul produce spumarea lichidului) are acelasi consum precum 10 litri de sapun lichid vrac (2 bidoane de 5 litri). Imaginti-va si efortul de a cara aceste volume si greutati conform criteriului anterior. Exemplele pot continua.
Al patrulea factor este costul de administrare al canalizarilor
Aici vorbim despre hartia igienica de calitate scazuta care nu se dizolva in canalizare si blocheaza sistemul vechi de scurgere sau blocheaza fosele septice (mare parte din companiile de productie din afara oraselor nu au access la canalizare).
O operatiune lunara de curatare a scurgerilor poate ajunge pana la cateva mii de Euro, costuri care dispar in cazul folosirii unei hartii care se dizolva in apa. In prezent exista chiar produse (gama DissolveTech de la Sofidel de exemplu) care se dizolva in mai putin de 9 secunde si care include si prosoape de maini cu aceleasi caracteristici.
Ma opresc aici, desi exista multe alte costuri, desi mult mai greu de estimat: satisfactia si sanatatea angajatilor (nu pot intelege cladirile de birouri in care lucreaza oameni cu standarde dintre cele mai inalte de igiena si de confort, carora angajatorul le ofera sapun lichid vrac, bidon de 5l PET, cu aroma de zmeura si care costa mai putin decat apa imbuteliata!), protectia mediului (hartia este certificata Ecolabel sau nu, din surse FSC sau reciclata etc), amprenta de carbon asociata produsului (volumul produsului care este transportat de la producator), reputatia de mediu sau de etica a producatorului/distributorului etc.
