Bugetarea defectuoasa duce la o întreținere reactivă mai mare și crește TCO (costul total al proprietății)

Gestionarea bugetului unei clădiri este printre cele mai complexe procese cu care se confruntă astăzi un facility manager. Este mult mai mult decât o analiză anuală a nevoilor și alocarea fondurilor.

În funcție de mărimea companiei, gestionarea bugetului poate fi responsabilitatea exclusivă a zeci de angajați, iar orice abatere de la buget ar putea avea consecințe catastrofale. În loc să ia decizii curajoase de teama construirii de bugete moderne, managerii de facilități ar trebui să înțeleagă câteva lucruri despre elementele de bază ale bugetării de succes.

Bugetul deficitar poate să nu pară o problemă majoră. Cel mai rău rezultat este întreținerea amânată. Cu toate acestea, întreținerea amânată poate avea repercusiuni financiare grave. De exemplu, nerespectarea nevoilor de întreținere în timp util va duce la creșterea costului total al reparației, care este egală cu costul la pătrat al reparației originale, cum ar fi o reparație de 100 Euro care va deveni în viitor o reparație de 10 000 Euro.

Aceste trăsături sporesc utilizarea eficientă a bugetului și asigură sprijinul acționarilor. Pentru a realiza această performanță, bugetul trebuie să fie orientat către detalii. Mai mult, bugetul trebuie să ia în considerare toate posibilitățile, cum ar fi costurile proiectate ale întreținerii preventive versus întreținerea la momentul defecțiunii.

Desigur, acestea includ costurile cu forța de muncă, piesele și energia asociate cu durata de funcționare a activelor instalației, indiferent de stare. Astfel, întreținerea proactivă este un pas integrat către practicile de bugetare de succes.

Un buget temeinic este mai ușor de realizat decât pare. Desigur, este de ajutor să urmați câteva sfaturi prezentate mai jos:

1. Înțelegeți activele actuale și viitoare din portofoliu, deoarece vizibilitatea echivalează cu claritatea și acuratețea bugetului.
2. Trebuie separat bugetul planificat de bugetul reactiv pentru a crea o „rezervă” de finanțare pentru probleme neașteptate.
3. Evaluați starea activelor pentru a obține informații despre momentul în care un activ poate fi necesar să fie reparat sau înlocuit înainte de alocarea planificată a fondurilor.
4. Remediați deficiențele pe măsură ce apar și preveniți-le atunci când este posibil.
5. Nu uitați să includeți costurile și serviciile de achiziție, cum ar fi cele pentru produse de curățenie
6. Implementați o „vizualizare TCO mai mică”, cum ar fi trecerea de la un TCO pentru managementul facilităților la un model TCO pe metru pătrat pentru a fi prezentat părților interesate.
7. Colaborați cu alți membri ai echipei, părți interesate și parteneri de management al facilităților.
8. Implementați un CMMS (computerized maintenance management system) și utilizați analiza datelor pentru a debloca informații.
9. Dezvoltați planuri de rezervă pentru întreținerea activelor, cum ar fi selectarea unui furnizor pentru servicii de urgență înainte de apariția situațiilor urgente, poate ajuta la reducerea impactului asupra bugetului.

Finanțarea pentru întreținerea echipamentelor și forța de muncă sunt esențiale pentru a construi experiențe pozitive pentru beneficiari, iar finanțarea defectuoasă va duce la rezultate slabe. Nu este întotdeauna posibil să se anticipeze costurile de gestionare a facilităților, dar managerii de facilități care își iau timp să urmeze acești pași și să implementeze noi sisteme și tehnologii, cum ar fi un CMMS, pot îmbunătăți acuratețea bugetului și pot obține aprobarea mai rapidă din partea părților interesate.